In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens er voor welke specifieke doeleinden verzameld worden en hoe er mee wordt omgegaan. De verklaring is ook te lezen op de website. Iedereen die vrijwilliger bij of Vriend van het Edams Museum wordt, ontvangt deze verklaring via de email.

Vrijwilligers en Vrienden hebben:

  • het recht van inzage in hun eigen gegevens,
  • het recht op rectificatie,
  • recht op overdracht,
  • het recht om gegevens te verwijderen.

 

Vrijwilligerscoördinatie

De persoonsgegevens van alle vrijwilligers worden op een computer beheerd door de vrijwilligerscoördinator. Deze heeft daartoe een Excel bestand gemaakt en verwerkt daarin de gegevens.

Doel: Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen coördineren van de bezetting van de balies en voor contacten met de vrijwilligers.

Welke gegevens: naam, voornaam, adres, emailadres, telefoonnummer, geboortedatum en rekeningnummer (voor wie de vergoeding wil ontvangen).

Delen van gegevens:

  • Telefoonnummer en emailadres worden gedeeld met alle vrijwilligers, in verband met ruilen van diensten en onderlinge communicatie.
  • Rekeningnummer wordt gedeeld met de penningmeester betreffende degene die in aanmerking wil komen voor de vergoeding voor gastvrouwen en –heren.
  • Emailadres wordt gedeeld met de maker van de nieuwsflits voor het verspreiden van de nieuwsflits.

Verantwoordelijk voor dit gedeelte: vrijwilligerscoördinator.

 

Toestemming beeldmateriaal

Iedere nieuwe vrijwilliger wordt gevraagd het “Toestemmingsformulier beeldmateriaal” in te vullen, te tekenen en in te leveren. Deze formulieren worden bewaard op de computer van de vrijwilligerscoördinator. In een excel-overzicht wordt bijgehouden of men toestemming geeft voor foto’s/video’s voor intern gebruik, in de media, op social media.

Delen van gegevens: Het excel-overzicht wordt gedeeld met de communicatiecommissie, zodat gegevens niet ongewenst gebruikt zullen worden.

 

Vrienden van het museum

De persoonsgegevens van de Vrienden van het museum worden op een computer beheerd door de penningmeester. Deze heeft daartoe een Excel bestand gemaakt en verwerkt daarin de gegevens.

Doel: Deze gegevens zijn nodig voor de donaties en de contacten met de Vrienden.

Welke gegevens: naam, voornaam, adres, emailadres en rekeningnummer.

Delen van deze gegevens: emailadres wordt gedeeld met de maker van de nieuwsfits.

Verantwoordelijk voor dit gedeelte: penningmeester.

 

Nieuwsbrief

Doel: nieuws en informatie sturen naar de vrijwilligers en Vrienden van de organisatie.

Welke gegevens: voornaam en emailadres.

Het programma La Posta wordt gebruikt om de nieuwsflitsen te maken en te verzenden. Dit is geïnstalleerd op de computer van degene die de nieuwsflits maakt.

Delen van deze gegevens: Niet van toepassing.

Verantwoordelijk voor dit gedeelte: de maker van de nieuwsflits.

Beveiliging: De gebruikte pc’s zijn beveiligd, back-ups worden veilig bewaard.

 

Bezoekers op website via het contactformulier

Doel: belangstellenden kunnen via een contactformulier een vraag stellen.

Welke gegevens: op het contactformulier wordt gevraagd naar naam en emailadres.

Delen van deze gegevens: De persoonsgegevens worden niet verspreid naar andere organisaties. Ze worden alleen gebruikt voor de doelen van het Edams Museum. Er is daarom geen verwerkersovereenkomst nodig.

De gegevens worden opgeslagen op het email-account van het museum.

Verantwoordelijk voor dit gedeelte: secretaris.

 

Functionaris voor de gegevensbescherming

Als stichting is het Edams Museum vrijgesteld van een aparte functionaris voor gegevensbescherming.

 

Het melden van datalekken

Bij een eventueel data-lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld. Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. De betrokkenen worden geïnformeerd.

 

Bewaartermijn

Als iemand stopt als vrijwilliger of als Vriend van het museum, worden de betreffende persoonsgegevens bewaard tot het jaarverslag van het jaar waarin iemand stopt klaar is. Meteen na het gereedkomen van het jaarverslag worden de persoonsgegevens van personen die gestopt zijn, verwijderd.

AVG Privacyverklaring 2021 03 03
Stichting Edams Museum